Essere occupato non fa di te una persona produttiva.
Non confondere il movimento con l’azione.
Ernest Hemingway
Ti è mai capitato di arrivare a sera e sentirti decisamente stanco per aver fatto un mucchio di cose durante la giornata senza però riuscire a capire cosa hai prodotto di realmente importante per te e per la tua vita? Magari, una volta sdraiato sotto le coperte, ti è anche capitato di sentirti insoddisfatto della tua giornata?
Forse avresti voluto un po’ di tempo per te, per i tuoi hobby, per i tuoi progetti. Magari avresti voluto passare a trovare quella persona cara che non vedi da dieci giorni, ma che “domani sicuramente troverò qualche minuto per passare a salutarla”.
Non preoccuparti, non sei il solo a sentirti cosi. In questo articolo vorrei condividere con te il mio pensiero riguardo alla differenza tra l’essere occupati e l’essere produttivi, come tutto questo essere indaffarati stia contribuendo ad abbassare la qualità della tua vita e cosa puoi fare fin da subito per migliorare la situazione.
Date una medaglia a quest’uomo, o forse no?
Ormai da tempo siamo consci del fatto che lo stile di vita moderno sia arrivato ad imporci ritmi sempre più serrati, dobbiamo sempre fare qualcosa, dobbiamo lavorare di più, mangiare di più, consumare di più, comprare di più.
Insomma, essere occupato sembra essere diventato un distintivo d’onore da tenere appuntato sul petto che mostra al mondo quante cose siamo riusciti a fare in sole 24 ore. Con quante più cose saremo riusciti a farcire la nostra giornata maggiore sarà la ricompensa che ne ricaveremo in termini di successo personale.
Be’ Gigi, riuscire a fare tante cose in una giornata non è un male giusto? Dopotutto significa che ho imparato a gestire al meglio il mio tempo.
Ni. Essere occupati non è il male assoluto in quanto il significato di questa parola indica che siamo impegnati in un’azione, che stiamo facendo qualcosa e, come sappiamo, fare azione è potenzialmente un bene. Ma la domanda che dobbiamo porci è…
Ma occupato a fare cosa, esattamente?
Produttivo significa che produce, che da frutto o, per dirla in parole nostre, che genera risultato.
Insomma, la verità è che per produrre qualcosa dobbiamo prima fare qualcos’altro. Ma cosa in particolare?
Be’, per essere produttivi nella nostra vita dobbiamo essere occupati in quelle azioni che producono il giusto risultato per arrivare ad ottenere ciò che desideriamo, ciò che ci siamo prefissati.
A vederla così sembra tutto molto facile. Peccato però che non sia semplice mettere in pratica questo concetto.
Come dicevamo poco fa, al giorno d’oggi siamo sempre impegnati a fare qualcosa, a correre dietro alla prossima azione da fare o alla prossima scadenza da rispettare. Questo modo di vivere potrebbe farci sentire un po’ sotto pressione o come siamo ormai abituati a dire, a sentirci stressati. Fortunatamente abbiamo visto che non tutto lo stress viene per nuocere se abbiamo il giusto mindset a riguardo.
Quel che è certo è che tutto questo incastrare azioni una dopo l’altra, quasi come se stessimo giocando a Tetris con il tempo a nostra disposizione, senza sapere bene in che direzione stiamo andando va a discapito dei nostri sogni e dei nostri progetti più ambiziosi.
Il rischio infatti, come dicevamo ad inizio post è quello di arrivare a sera stanchi come se avessimo corso la maratona senza avere la minima idea del perché abbiamo corso cosi tanto.
Ma quindi come puoi aumentare la tua produttività personale per:
- Fare meno e ottenere risultati migliori
- Lavorare meno ore e avere più tempo per i tuoi sogni
- Essere meno stressato e imparare a gestire meglio le tue attività quotidiane
Beh, innanzitutto potresti provare a dare un’occhiata a questa lista di 9 consigli che ho preparato per te per aumentare la tua produttività personale!
1.Trova la tua motivazione
Esiste uno stretto legame tra produttività e motivazione. Infatti non esiste produttività senza motivazione, e la motivazione aumenta quando siamo più produttivi.
Per essere motivati dobbiamo quindi avere le idee chiare su cosa vogliamo ottenere, ma non solo, come abbiamo visto qualche tempo fa su questo Blog la motivazione può essere allenata e quindi può diventare più forte di giorno in giorno.
2.Cura il tuo sonno
Spesso sottovalutiamo gli aspetti negativi del dormire poco o male, e durante la giornata pensiamo di recuperare a suon di caffè. Ma dopotutto chi dorme non piglia pesci, giusto?
Fortunatamente questo modo di dire è stato ampiamente ribaltato negli ultimi anni da numerose ricerche, tra cui quella di RAND Europe che qualche anno fa era riuscita a quantificare i danni economici provocati dalla mancanza di sonno tra i lavoratori. Negli Stati Uniti questo aveva un costo di oltre 400 miliardi di dollari all’anno.
La prossima volta che stai facendo binge watching fino a notte fonda davanti alla tua nuova serie TV o che ti sorprendi a passare ore sui social mentre sei sotto le coperte, ricordati che esiste un forte legame tra l’essere ben riposati e l’essere produttivi.
3.Stop al multitasking
Ammettiamolo, oggi se non sei multitasking non sei nessuno. Mi vuoi davvero dire che non sei in grado di preparare la presentazione per la prossima riunione mentre ascolti la tua musica preferita, tieni aperta la posta elettronica sul secondo monitor e rispondi alla telefonata che hai appena ricevuto?
Ecco questo scenario che possiamo definire apocalittico non è altro che un normale momento d’ufficio. Peccato però che al giorno d’oggi sia stato ampiamente dimostrato che il multitasking sia decisamente poco utile se vogliamo essere produttivi.
Per darti un esempio, Il Professor Earl Miller, docente di Neuroscienze al Massachusetts Institute of Technology, ha spiegato come, nella convinzione di potere fare più cose contemporaneamente, in realtà costringiamo il cervello a passare di continuo da un compito all’altro. Questo sforzo cognitivo, nel lungo termine, genera stress, ansia e affaticamento mentale riducendo al contempo la nostra produttività.
4.Di addio alle distrazioni
Collegandoci al punto precedente possiamo aggiungere che, se hai deciso di concentrarti su una cosa sola, sarebbe bene evitare di farti distrarre dalle continue notifiche che arrivano sul tuo smartphone, dal telefono che squilla, dal collega che passa a chiederti se puoi dargli una mano e così via.
Ricorda, ogni volta che ti distrai impiegherai tempo per ritornare allo stato di concentrazione precedente e tanti saluti alla tua produttività.
5.Ricordati di Pareto
Probabilmente avrai sentito parlare del principio di Pareto: l’80% dei risultati è determinato dal 20% delle attività. Per massimizzare la tua produttività devi scovare proprio quel 20%. Prima di lanciarti su un progetto, prova a riflettere su quali sono quelle attività che possono garantirti un ritorno maggiore sul tempo investito.
6.Pianifica
Hai mai preso in considerazione l’idea di utilizzare una to do list? Una sorta di elenco delle cose da fare che ti aiuta a mettere nero su bianco tutto quello che gira nella tua testa, tutte le attività che dovresti svolgere, ma alle quali non sai dare un ordine preciso. Avere sempre sott’occhio l’elenco di ciò che dovresti fare ti aiuterà a non perdere la concentrazione, a sapere esattamente quale sarà il prossimo passo.
7.Prima le cose difficili
In estensione dei due punti precedenti, io ho trovato molto utile nel corso del tempo iniziare la mia giornata direttamente con le cose più difficili da fare, quelle che magari non mi andava di fare perché complicate o perché richiedevano molta energia o addirittura perché ne temevo il risultato finale.
Ma Indovina un po’? Queste attività si sono quasi sempre rivelate essere il famoso 20% del principio di Pareto. Erano quelle che apportavano il maggior risultato se portate a termine.
Nel tempo ho affinato la mia tecnica e ogni sera segno sulla mia to do list tre cose da fare per prime che ritengo davvero importanti, che non possono essere rimandate, che sono difficili, scomode e che mi garantiscono il maggior ritorno possibile in termini di risultati.
8.Impara a delegare
Sicuro di dover sempre fare tutto tu? Esistono attività che puoi delegare ai tuoi collaboratori, o ad esterni, ottenendo lo stesso ottimi risultati? Spesso infatti cadiamo nella trappola del “devo fare tutto io perché nessuno fa queste cose come le faccio io”.
Forse sarà anche vero, forse sei davvero il migliore e nessuno eguaglia la tua performance, forse se ti concentri bene sei anche in grado di tramutare gli oggetti in oro, ma ragionando in questo modo ti stai scavando la fossa in termini di produttività.
Ricordi cosa abbiamo detto riguardo al principio di Pareto e alle to do list? Il tuo focus deve stare su quelle attività che garantiscono il maggior output finale. Non dovresti quindi sprecare tempo prezioso su attività secondarie che possono tranquillamente essere svolte da qualcun altro.
9.Prenditi del tempo per te
Hai tempo per ogni sorta di cose in agenda, ma dimentichi sempre di segnare l’appuntamento più importante, quello con te stesso.
Prendersi del tempo per sé, per le proprie passioni o per staccare la spina non può essere lasciato al caso, deve essere un vero e proprio impegno che prendi con la tua persona. All’interno delle tue giornate inizia a definire almeno uno slot di tempo da dedicarti, che sia al mattino appena sveglio o la sera prima di andare a letto, devi trovare del tempo per te. Te lo devi.
Conclusione
Bene, in questo articolo abbiamo visto assieme la differenza tra essere occupato ed essere produttivo.
Ho inoltre condiviso con te alcuni consigli per migliorare la tua produttività e spero che tu provi a metterli in pratica fin da subito!
Sarebbe davvero bello vivere in una società che va meno di fretta e che dedica più tempo ai propri spazi, alle proprie passioni ed ai propri affetti, vero? Che ne dici allora di condividere questo post sui social e far girare il messaggio in modo che anche altre persone possano comprendere la differenza tra essere occupato ed essere produttivo?
A presto. Luigi.
Foto di ian dooley, Anton